Conduzir uma reunião de equipe é uma oportunidade para demonstrar boa liderança. O objetivo é comunicar-se eficazmente, motivar os membros da equipe e utilizar o tempo de forma produtiva e eficiente. Mas, para que isso ocorra da melhor forma possível, é preciso algumas boas práticas antes, durante e depois das reuniões.

Professor de Liderança e Psicologia Organizacional no Claremont McKenna College, Ronald Riggio é um autor internacional renomado e especialista no assunto. De acordo com ele, uma reunião “começa muito antes do horário marcado”, com uma pauta distribuída e planejamento.

Além disso, as reuniões devem começar e terminar na hora marcada, e o organizador deve conduzir o processo para aumentar a eficácia. Um outro ponto importante é que o líder da reunião precisa acompanhar posteriormente todo o processo para garantir que as decisões sejam executadas e que todas as questões sejam resolvidas.

Confira a seguir um guia rápido para gerentes e outros profissionais que pode ajudar a agilizar as discussões — desde a elaboração da agenda até o envio das notas lembretes, com os afazeres de cada um dos participantes, para a implantação das medidas.

Agenda

Defina o objetivo principal da reunião. É para tomar uma decisão, distribuir informações ou fazer um brainstorming? Deixe esse objetivo principal claro para os participantes.

Mantenha e distribua a pauta principal. Remova os itens concluídos, identifique os itens que não foram totalmente abordados e adicione-os à pauta da próxima reunião.

Use o tempo de forma eficiente. Considere limitar as reuniões a blocos de 20 ou 45 minutos, em vez de 30 ou 60 minutos. Isso permite um tempo de “folga”.

Antes da reunião

• Envie a programação com 48 horas de antecedência. Lembre os participantes do que eles precisam trazer, de que forma e como irão participar. Por exemplo, solicite que forneçam atualizações de um minuto.

• Convide apenas aqueles que precisam estar presentes na reunião. Os demais podem receber as atas ou decidir participar se acharem necessário.

• Designe alguém para tomar notas. Para reuniões virtuais, um assistente de IA pode fazer isso, mas certifique-se de verificar todas as anotações para garantir a precisão.

• Chegue 10 minutos antes para garantir que a tecnologia esteja funcionando e para cumprimentar e interagir com os participantes.

(foto: Drazen Zigic / Magnific)

Durante a reunião

• Lembre-se de que você está facilitando o fluxo da reunião. Não se deixe envolver pela discussão nem se distraia. Mantenha a reunião em andamento e dentro do tempo previsto.

• Comece na hora marcada e não desperdice tempo valioso da reunião para “colocar os atrasados ​​a par da situação” — a menos que seja absolutamente necessário.

• Considere começar com uma rápida rodada de boas notícias e “vitórias”.

• Defina um tempo limite para cada item, exemplo: temos oito minutos para este. Deixe claro quando for necessário ajustar o cronograma, caso sejam necessários minutos adicionais para algum item.

• Dê o nome de uma decisão assim que ela for tomada: “OK, decidimos que…”.

• Atribua um “responsável” e um prazo para cada tarefa. Diga isso em voz alta antes de passar para a próxima tarefa.

• Fique atento ao silêncio. Solicite a opinião de alguém diretamente, se essa pessoa não tiver se manifestado sobre um assunto que lhe diz respeito.

• Ao concluir, resuma as conquistas e os principais pontos de ação para o futuro.

• Encerre a reunião no horário previsto. Deixe os assuntos pendentes para uma reunião posterior, em vez de prolongá-la além do horário previsto.

Após a reunião

• Envie as atas/notas da reunião imediatamente.

• Envie lembretes às pessoas responsáveis ​​pelas tarefas.

• Periodicamente, solicite a uma pessoa um feedback honesto e sem filtros sobre a reunião. Considere as sugestões de melhoria que ela apresentar.

Armadilhas comuns em reuniões

• Uma reunião era necessária? Poderia ter sido uma conversa individual ou um e-mail?

• Deixar passar comportamentos prejudiciais. Se não forem abordados, chegar atrasado, estar despreparado ou dominar uma discussão pode se tornar a norma.

• Não pule a recapitulação/resumo, ou as tarefas a serem executadas não serão concluídas.

• Não permita que a reunião se prolongue por causa de uma condução inadequada. Você está no comando.

Fonte: com informações de Ronald Riggio para o Psychology Today.

Ronald Riggio, Ph.D.: professor de Liderança e Psicologia Organizacional no Claremont McKenna College; autor de mais de 150 livros e artigos de pesquisa nas áreas de liderança.